un sistema de información gerencial o de gestión es un conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de una variedad de fuente, la compilan y la presentan en un formato legible y fácil de entender.
los administradores o gerentes utilizan un sistema de información gerencial para elaborar informes que les brinden una visión general exhaustiva de toda la información que necesita para la toma de decisiones que van desde lo del día a día hasta las estrategias a un nivel superior.
Lo importante es la información
En los sistemas de información el elemento más importante es la información, por eso su finalidad es gestionar, almacenar y proveer datos e información que puedan apoyar los procesos y funciones realizados en la organización y adicional brindar un máximo apoyo a la toma de decisiones. Es importante entender que un sistema de información no esta obligado o restringido a un hardware y/o un software un sistema de información va mucho más allá de estas herramientas, los sistemas de información son mucho más antiguos que las nuevas tecnologías.
El sistema de información está compuesto por una interacción entre los elementos que la componen: procedimientos, personas y tecnología estos elementos trabajan entre si para alcanzar las metas definidas por la empresa.
Elementos de un sistema de información gerencial
los sistemas de información están conformados por los siguientes elementos:
Personas: los individuos que son usuarios y y operadores del sistema.
software: son los programas, las estructuras de datos y la documentación asociada que sirve para realizar el método lógico.
hardware: son los dispositivos electrónico que permiten que el software funcione.
bases de datos: colección grande y organizada de información a la cual se accede por el software y hardware.
documentación: los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación.
procesamiento: los pasos que definen el uso específico de cada elemento del sistema el contexto procedimental.
control: todos estos elementos interactúan entre si para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyendola de la manera más adecuada.
Objetivos del sistema de información gerencial
El objetivo del Sistema de Información Gerencial es proporcionar información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente. Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, se espera que el sistema de información gerencial apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.
Al juntar información de una variedad de fuentes en una única base de datos y presentar la información en un formato lógico, un SIG puede proporcionar a los gerentes todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis exhaustivo de los problemas operativos.
Algunas Necesidades que cubre son:
Apoyo a los Procesos de Negocio: Se usa para tratar entradas como una solicitud del cliente y salidas como los servicios a los clientes y soporta operaciones actuales.
Apoyar la operación de una organización empresarial: El SIG apoya las operaciones de una organización empresarial, facilitando la información oportuna, conservación y el acrecentamiento que proporciona flexibilidad en la operación de una organización.
Apoyar la toma de decisiones: El SIG apoya la toma de decisiones de los empleados en sus operaciones diarias. También con los directivos en la toma de decisiones para alcanzar las metas y objetivos de la organización. Diferentes modelos matemáticos y herramientas de TI se utilizan para el propósito de evolución de las estrategias para satisfacer las necesidades competitivas.
Estrategias para una organización: Hoy en día cada negocio se está ejecutando en un mercado competitivo. SIG apoya la organización para desarrollar estrategias apropiadas para el negocio establecidas en un entorno competitivo.
Ejemplo un caso práctico:
como ejemplo tomaremos un caso real de la empresa de ingeniería HL INGENIEROS S.A. que ejecuta proyectos de montajes mecanicos, electricos y de obra civil el caso fue en el año 2016 en la elaboración del proyecto de montaje de 6 digestores en la planta de tratamiento de aguas residuales de Medellín para la empresa E.P.M. fue un proyecto de mucho valor económico y de mucho cuidado por la premura del tiempo de entrega, semanalmente se hacia una reunión general con los gerentes o directores de cada departamento del proyecto para dar los avances de las tareas encomendadas.
en este caso nos enfocaremos en el departamento de recurso humano.
la empresa diseño un informe general como herramienta del gerente para que le mostrara los puntos críticos del proyecto por departamentos: HSE - RECURSO HUMANO - INGENIERÍA - OBRA CIVIL - MECANICA - ELECTRICA - COMPRAS, dentro de ese informe como ruta critica tenia un aparte el departamento de recurso humano por la importancia de la contratación oportuna del personal calificado para las tareas criticas del proyecto. ejemplo
se programó un histograma de personal a contratar por especialidad, dicho histograma estaba proyectado para 5 meses y estaba por especialidad y horas hombre, a este histograma se le hacia seguimiento semanal para ver el avance de las contrataciones por especialidad.
con este mismo informe se proyectaba el costo y la compra de las dotaciones y epps, se proyectaba el costo de la nomina y prestaciones sociales. Tambíen en determinado momento se evidencio que no se alcanzaría a tener todo el personal para la fecha acordada y se optó por preparar con el SENA a los empleados aventajados en su especialidad para certificarlos y darle el ascenso a su siguiente cargo ya con mejor preparación y más capacitados, con esta iniciativa se motivo al personal y se cumplio con el histograma de personal.
este informe de gerencia estaba entrelazados entre varios departamentos tales como departamento financiero, HSE, ingenieria, control económico, departamento de compras, presupuesto y área de venta ya que por medio de este informe se hacían ajustes para cobro al cliente.
también por medio de este informe se proyecto la compra de herramientas y equipos para cuando el personal ingresará.
este es el objetivo de los sistemas de información gerenciales.
bibliografía
Ramírez, José Luis; Vega, Oscar SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL E INNOVACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES Télématique, vol. 14, núm. 2, julio-diciembre, 2015, pp. 201-213
Fernández D., Luis Sergio; Plata de Plata, Dalia Los sistemas de información gerencial en las PYMEs en el marco de la creación de un entorno de éxito en tiempos de crisis Multiciencias, vol. 6, núm. 1, marzo, 2006, p
caso real HL INGENIEROS S.A. PROYECTO B168 CONSTRUCCIÓN DE 6 DIGESTORES OVOIDEOS EN BELLO ANTIOQUIA para la empresa E.P.M.
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